執筆:ハロミラボ編集チーム
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団体客の利用が多いアミューズメント施設ですが、実は、団体予約の受付は非常に煩雑でお困りの方も多いのではないでしょうか。
紙の台帳やExcelを使って予約管理を行い、「団体予約をスムーズに管理できるようにしたい」と頭を抱えている施設も少なくありません。
このページでは、アミューズメント施設における団体予約のメリットや、台帳管理を楽にする方法をご紹介します。
個人顧客を増やす手間や費用に比べて、団体予約なら一度に多くの顧客を獲得することができます。
学校や遠方からの旅行客なら数ヶ月先の予約をしてくれるため、収益の安定にも繋がるでしょう。
サービスや施設に満足してくれれば、リピーターとなって、さらにその先も利用してくれるかもしれません。
どんなにSNSが普及しても、実体験で得られる感動は別格です。
ミュージアム見学やアミューズメント施設での実体験を通して、楽しさを感じたり、大切さ・意義を学んでもらったりすることができます。
団体予約なら、一度に多くのファンを獲得することができるでしょう
団体予約は、非常に複雑な作業を伴います。
まず予約リクエストを受けた後、空き状況の確認をしてから、事前情報の提供や団体割引の計算、当日必要な入館証の手配、入館手続き、昼食場所の手配などを行います。
外国人観光客に対しては、外国語対応ができるスタッフを配置しなくてはなりませんし、お土産などを用意する場合は、売店などへの発注作業なども必要です。
にもかかわらず、紙の台帳やExcelなど手作業で管理を行っている施設が多いのが現実です。
スタッフ間で情報共有ができていない・情報の更新ができておらず、ミスやトラブルの原因となっている場合も少なくありません。
デジタル化が進み、多くの手軽な予約管理のツールがありますが、メインはレストランや宿泊施設の予約ツールなので、集客施設の団体予約に特化したものとなると、中々ありません。
そんな予約管理ツールにだけ目を向けると集客施設の方は物足りなさや不便さを感じるので、アミューズメント施設専用の運営支援ツールをつかうことをおすすめします。
「そんなものあるのか」と思うかもしれませんが、実はあります。
そのシステム「Smart Helloチケット」を使うと、どんなBefore・Afterになるのかを、団体予約含む顧客管理以外にも、施設における主要業務別にご紹介します。
未だアナログな台帳を活用している施設も多いであろう団体予約。エージェントごとに売掛金を計算したり、請求日の抽出、直前での人数変更があったりと、ひとつの予約でもいくつかの手間が蓄積されていきます。
「Smart Helloチケット」では、団体予約の管理が容易。エージェント別のチケット登録にも対応しているので、請求タイミングに合わせて売掛金額を自動で集計することも可能。
団体の規模によっては、100枚以上のチケットを発券しなければならず、当日の混雑の原因にもなりかねません。
当日来場できなかったお客様の分のチケット処理なども、施設によっては煩雑で、スタッフの手間になっていることが多々あるのではないでしょうか。
「Smart Helloチケット」では「事前発券機能」を使用して、前日などにまとめて発券しておくとこで来館時の手間を削減することができます。
また、団体予約は発券するタイミングと清算するタイミングを別々に管理することができるため、事前入金確認後発券や施設利用後に請求書で請求して入金確認後清算など、柔軟な売上の登録が可能になります。
当日来場できなかったお客様分を「廃券」という処理でチケットを無効化することで発券したチケットを取り消すことができるので、煩雑な計算や処理が発生しません。
団体の入場時に一人一人チケットの処理をしていると、入場口の混雑に繋がり、団体客だけではなく、他の来場者のストレスにもなりかねません。
かといって、きちんと処理をしないと、その後の精算やデータ収集に影響があるので、どうにもならないと思うこともあるでしょう。
「Smart Helloチケット」では団体の管理の仕方によっては、紙を出力せずに、発券したこと・着券したことにすることで時間の掛かる入場処理をスキップすることができます。
着券したことにデータ上でできるので、分析データとしても活用が可能に。
発券や着券が人力だと、来場時間・来場者属性などの集計が困難になるとともに、データ化する手間もかかります。
小中規模動物園の場合、集計を行う人員の確保も難しいのではないでしょうか。結果、来場者の分析が疎かになり、リピーター確保のためのイベントや施策が後手に回ることになってしまいます。
今まで紹介した「Web販売」「発券」「着券」の機能などによって、蓄積されたデータをもとに絞り込みたい情報で帳票が作成できます。
具体的には、団体だけ、団体を含めた全体、団体を除いた一般顧客と条件を 分けてデータを分析することができるようになります。
色々な機能があるので、IT人材がいない施設に不安があるかもしれませんが、操作が簡単で、IT知識を必要としないシステムなので、予約以外の施設運営業務の効率化や省人化に課題を感じている場合は、検討の余地があると思います。
また、価格も初期費用0円・月額費用33,000円(税込)というバイト一人よりも安い価格で使え、クラウド型なので、その時々の業界のニーズに合わせたアップデートが期待できるという利点も。
急なネットワーク障害が起こっても、着券や発券などの必須機能はオフラインでも使えます。
その他、細かい機能は公式サイトをご覧ください。
公教育、ウェルネスなど、多彩な業界でのソフトウェア開発によって、その業界で働く人々・施設の効率化を支援する株式会社システム ディが、アミューズメント施設運営課題解決方法を提示。それを、コンテンツマーケティングを展開するZenkenハロミラボ編集チームがわかりやすく解説していきます。