ライブハウス／イベント会場
執筆：ハロミラボ編集チーム
執筆：ハロミラボ編集チーム
ライブハウス／イベント会場
運営におけるよくある課題
人手不足
音楽・スポーツ・グルメ・式典・アパレル・見本市など、ライブやイベントを開催するためには多くのスタッフが必要です。しかし、特に平日・深夜スタッフ、公演やイベントが重複した際のスタッフ不足などが深刻化。
コロナの影響を受け多くのイベントが中止になっている間に、他業界に人材が流出し、必要なタイミングで人材が集まらない、といった課題もあるようです。
また、小規模のライブハウスでは、人材を雇う余裕がないというところも多く、非常に困難な状況にあります。
運営には問題がなくとも、ライブハウスの業務は、前売り・当日券など公演ごとにチケットの在庫をシビアに管理しなくてはならない上、受付前の誘導や受付後の会場への誘導など臨機応変な対応が求められることから、国籍や特性を問わずできるようなものではなく、人手不足には変わりありません。
スムーズな受付ができない
身内だけの少人数のライブ・イベントや、終日開催の展示イベントならともかく、開始時間が決まっているライブやイベントでは、スムーズな受付を行うことが大切です。
受付に時間がかかると参加者にストレスがかかるだけでなく、イベントの開催自体に影響を与えてしまいます。
ライブやイベントでは、直接でチケットを直接販売するよりも、プレイガイドやe＋（イープラス）などさまざまな経路で販売している施設の方が多いかもしれません。それぞれの管理画面ともぎった半券に記載されている座席や整理番号を手作業で照合しているようでは、手間と時間がかかってしまいます。
ダイレクトインやWeb販売に
対応できていない
ダイレクトインとは、スマートフォンでQRコードを表示させるだけで使えるチケットのことです。来場者がチケットブースに並ばなくても、認証機にスマホをかざすだけで施設に入場することが可能なため、ライブ・イベントをはじめ、多くの施設で導入が進んでいます。
対応できていないと、窓口でチケットを販売するスタッフや、入口で受付・チケットの管理をするスタッフを確保しなくてはなりません。
また、紙チケットでは発券後の管理が難しく、不正転売が行われる可能性も否定できません。
セキュリティを強化するために本人確認まで行うとなると、受付・入場時の作業がさらに増え、来場者・スタッフ共にストレスを感じてしまうため、電子チケット対応はもはやマストと言えます。
売上や来場者の分析が
できていない
アナログな管理しかできていない施設では、イベントや企画を考える際に担当者の感覚や経験に頼っている、といったケースが多いようです。
しかし、集客のためのイベントや企画を考える際には、詳細な訪問者数や年齢・性別分布などのデータ分析が不可欠。ライブハウスやイベント会場の強みやライブ・イベントのターゲット、課題設定を明確に行って初めて、効果的な施策実を打ち出すことが可能です。
払い戻しの手間がかかる
コロナ禍では特に、ライブやイベントの急な中止や延期などが多く発生しました。
アナログの対応しかできない施設では、顧客ごとに送金情報を取得したり、登録するための時間がかかったりするなど、払い戻しに多くの手間がかかってしまいます。また、他行振込や現金書留、郵便為替を利用した返金などは手数料が高く、非常に大きな負担となっています。
ライブハウス／イベント会場の
DX化事例
イベントでのDX化事例
非接触のオンラインライブを開催
サッカークラブ鹿島アントラーズは、コロナ禍でも開催できるイベントとして、従来型イベントをオンライン向けにアレンジした「鹿ライブ」イベントを開催しました。
「鹿ライブ」では、選手・OBとともに画面越しで試合観戦が行える点がポイントです。
コロナによる観客の入場制限を受け、入場料に代わる「投げ銭」システムも導入しました。
参照元：Arts & Crafts https://www.arts-crafts.co.jp/post-14885/#i-4
VR収録・配信設備によるオンライン配信支援
SoftBankではニューノーマル時代の音楽業界を支援するために、VR収録・配信設備を活用したオンライン配信の多様化や、視聴者参加型コンテスト「Go To STARDOM」の開催などを実施しました。
「Go To STARDOM」はアーティストを応援したいと考えるユーザー参加型のオンラインイベントであり、事前オーディションを通過したアーティストがVR設備を活用してパフォーマンスをVR収録し、視聴者は仮想空間でVRライブへ参加することが可能です。
コロナ禍でイベントのリモート開催といった制限が課せられる中、それでもアーティストとユーザーの距離を近づけられるよう、仮想現実とバーチャル空間を活用した取り組みとして、ソフトバンクと「サブスクLIVE」の共催により実現された事例となっています。
参照元：SoftBank https://www.softbank.jp/corp/news/press/sbkk/2020/20201125_01/
予約管理の業務が大幅に軽減
参加人数が少ないイベントであれば、予約取得や確認などはメールで個別対応ができていました。しかし参加人数が少ないとはいえイベントのたびに運営負担が大きくなり、スタッフが行うべき本来の業務に支障をきたしている状態と感じたため、オンライン予約管理が可能な「RESERVA予約システム」を導入することに。
その結果、予約管理の業務が大幅に軽減し、本来の業務に時間を十分に割けるように改善しました。また顧客がメールで予約を申し込みする手間も省け、わざわざ個別対応する手間もなくなるなどの効果が得られたとのこと。
参照元：予約DX研究所https://digital.reserva.be/research-casestudy-sport-tournament/
イベントの準備や実施が簡単になった
タレントのファンイベント運営を担うときに「LivePocket」を利用した事例です。ファンイベントを運営するとき、自分にできるかどうかが不安でしたが、LivePocketを活用することで告知から購入までスマホ一つでできるようになりました。出演者の安全を守ることもイベント主催者の重要な役割であったたため、ブラックリストにある方の購入制限も抽選機能から簡単にでき、どんな規模や内容のイベントであっても管理画面が分かりやすいのが魅力的です。比較的手数料も安かったので、費用対効果を考えればシステムを導入するメリットが大きいと思います。イベントの準備や実施が簡単になったことで、スムーズにイベントが開催できました。
参照元：LivePockethttps://t.livepocket.jp/owner/sell_tickets/
イベントのクオリティがアップした
これまでに数多くの多彩なイベントを運営してきました。実施日・参加費・所要時間などがイベントごとで異なっていたため、利用者からの問い合わせも多く、運営側の負担も大きくなり「RESERVA予約システム」を導入に踏み切ることに。
その結果、カレンダーで実施日が直感的に分かるようになり、メニュー画面から参加費・所要時間も容易にチェック可能になりました。そのおかげで利用者からの問い合わせも少なくなり、その分の労力をイベントの内容などに割けられるといった効果が得られたとのこと。そのためイベントのクオリティアップにも繋がっています。
参照元：予約DX研究所https://digital.reserva.be/research-casestudy-sport-tournament/
セルフ受付で非接触受付を効率化
三陸地域で2020年に開催された三陸花火大会において、新型コロナウイルス対策を適正化しながら花火イベントを開催するため、受付QRコードとスマートタブレット／スマートフォンを併用したセルフ受付を導入しました。これにより様々なパターンの受付対応もスムーズに進められた上、来場者同士の密接も回避できたそうです。
参照元：E-VE!https://news.event-form.jp/2020/11/sanrikuhanabi-2/
B2B展示会の来場者管理の混雑を削減
様々なデジタル技術の導入や発展に貢献する領域として、ワイヤレス技術をテーマにした企業向け展示会において、来場者管理を効率化する目的で「ECOS」が導入された事例です。イベント会場の受付における来場者の確認業務をシステムによって自動化することにより、入口で来場者が混雑することなくスムーズな入場が叶いました。
参照元：ECOShttps://ecos-jp.com/case.html
リストバンドを使ってイベント来場者を管理
夏休み期間中にフジテレビが主催するお台場のイベントにおいて、NFCリストバンドを活用して来場者の入場や情報管理といった業務が効率化されています。
各ブースではリストバンドのIDを読み取れるリーダーが用意されており、情報が適宜クラウドサーバに送信されることで情報の一元管理や統計分析をサポートしました。
参照元：株式会社ハヤト・インフォメーションhttps://www.hayato.info/home/jirei_fuji.htm
ライブハウスのDX化事例
顔認証システムを導入し非接触入場と労力軽減を実現
顔認証システムである「AUTH thru（オースルー）」を導入。マスクを着用した状態でも高い認証率があり、手ぶらで楽に入退場ができるだけでなく非接触検温器による検温も連動しています。 顔画像の登録状況や来場・退場状況がリアルタイムで確認可能。既存のチケットシステムと連携ができたこともメリットとなっています。
ローカル端末内処理ができるため、通信環境は不要でWi-Fiなどの環境がなくても利用できます。また、認証をするにあたり端末を手で持つ、据え置きするなど会場によって対応が異なりますが、Rococoは現場合わせができたため問題ありませんでした。顔認証機器の搬出入とセッティングが楽であることは、スタッフの労力軽減につながっています。 導入時のユーザー評価としては当初は戸惑いも見られましたが、徐々に馴染み公演を重ねる中で問い合わせも減少しています。ライブハウスでのチケッティングDX化は、まだまだニーズの変更が起こり得るものです。今の仕組みの横展開・拡張を進め、新たな提案をすることも必要だと考えています。
参照元：Rococo https://www.rococo.co.jp/eplus_test/
予約システムの導入で出演者の管理が効率化
ライブハウスに予約システムを導入することで、多数のライブ出演予約を一元管理し、ライブの運営業務を効率化することに成功しました。
従来の予約受付方式ではメールや電話を使った応対が主となっており、予約のキャンセルもそれぞれ電話対応などを必要としていました。しかし予約システムを導入したことで、利用客が自分でキャンセル処理を行えるようになり、スタッフと利用客の双方にとって業務負担が軽減されています。
またレビュー機能を利用することで、ライブを見た観客からの意見や感想を効率的に収集できるようになり、アーティストへのフィードバックとしても有効活用できています。
参照元：予約DX研究所 https://digital.reserva.be/case-study-reserva-absoluteblue/
ライブハウスの運営ノウハウを集約したアプリ
avexグループが開発したチケット販売サービス「LivePocket」を導入することにより、ユーザーが気軽にライブイベントのチケットを販売できるようになった上、作業効率が改善したことでライブ運営のために時間を有効活用できるようになりました。
LivePocketはavexグループが蓄積してきたライブ運営のノウハウを土台として開発・提供されているサービスであり、イベントの紹介や告知はもちろん、チケット販売の受付や顧客情報の一元管理、キャッシュレス決済による事前決済や販売状況確認といった複数の機能が搭載されています。
限定グッズの販売管理やアンケート調査など、ファンとアーティストをつなげられるツールが複数搭載されていることもポイントでしょう。
参照元：LivePocket https://t.livepocket.jp/owner/sell_tickets/
スピード感のある対応ができる
従来は、すべて自社でチケットを手売りするなど非常に手間がかかっていました。そこで事前決済ができ、顧客からの問い合わせサポートを行ってくれる「LivePocket」の導入を決定。導入してからは、イベント登録後にチケット販売がスグにできるスピード感も魅力的でした。また他のシステムでは説明文の文字制限があるケースも多く、ライブの告知に制限があることも。しかしLivePocketであれば制限なく文字が入力できる・来場者リストの分析・参加者へのメール配信・アンケートによるヒアリングなどもでき、導入メリットは非常に大きかったです。
参照元：LivePockethttps://t.livepocket.jp/owner/sell_tickets/
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ライブハウス／イベント会場が
DX化すると課題解決ができるのか？
取り入れるべきDXとは
- Webによるチケット販売
- 発券や着券のデジタル化
まずはチケット販売や取り扱いまわりの業務をデジタル化することが大事。それにより、先ほど紹介した課題がどのように解決できるかを以下にまとめました。
- 人手不足…発券や着券のデジタル化によって、窓口やもぎりの業務削減が可能。
- スムーズな受付ができない…こちらも言わずもがな、デジタル化に伴い、非接触・時間削減など、恩恵が大きい部分。
- ダイレクトインやWeb販売に対応できていない…ダイレクトインは、Web販売が可能になっている、かつQRコードを読み込む機械さえ用意すれば、どんな小規模のライブハウスでも実現可能。QRコードを読み込むのは、安価な機器やタブレット端末でもできるので、それほど初期費用もかかりません。
- 売上や来場者の分析ができていない…データ蓄積に関しては、チケット販売や発券・着券によって自動的に可能に。分析に関しては導入するシステム次第ですが、この蓄積したデータをソートしたり、条件を指定したりができれば、簡単に行えるようになります。
- リピーターの確保…DX化によって、リピーター確保に直接アプローチできるわけではありませんが、蓄積したデータの分析を行なって行くことや、DX化によって削減できた工数で、リピーター確保のための施策を行うことができるかもしれません。
- 払い戻しの手間がかかる…デジタル化しても払い戻しの大変さはありますが、自社サイトでチケット販売をしていれば、そのデータをもとに返金が可能です。
具体的に、どんなBefore・Afterになるのかを、ライブハウス／イベント会場における主要業務別にご紹介します。
解説に活用したシステムは、「Smart Helloチケット」。このシステムを選択した理由は以下です。
- 小中規模の集客施設の運営支援に特化したシステムである
- 初期費用0円・月額費用33,000円（税込）というバイト一人よりも安い価格で使える
- クラウド型なので、その時々の業界のニーズに合わせたアップデートが期待できる
- 操作が簡単で、IT知識を必要としない
では、実際に「Smart Helloチケット」の機能を使ったBefore・Afterを見ていきましょう。
発券がアナログだと、当然チケットを販売する人員が最低でも一人は必要です。
時給換算すると、最低賃金の場合でも月間20万4720円〜25万7280円（1日8時間×30日×一人で計算）がかかります。
また、当日窓口でのみ販売しているという施設は、集客機会を逃していると思って間違いありません。 このコロナ禍で事前にチケットを購入したというお客様も増えており、そのニーズに応えるように最近ではライブハウスの前売り券を販売するWebサイトも多く、“事前に買えない”だけで、来場者の選択肢から外れてしまうことも考えられるからです。
- 事前購入
- 機械による発券（キャッシュレス決済）
上記2点を可能にすれば、発券業務における大幅な省人化・効率化が可能になります。
「Smart Helloチケット」では、簡単に自社でのチケット販売サイトを作ることができて、クレカ決済も可能。「性別」「郵便番号」など、取得する情報を設定することで、マーケティングに活用することも。
多言語対応やプレイガイド連携機能もあるので、プレイガイド売上の一元管理によって、売上集計作業の手間が軽減されます。
販売したチケットをもぎりが確認し、お客様を通す業務はどんな施設にも必須。小さい施設では窓口の販売と同じ人がやっていることもあるはずですが、人員が必要なことにはかわりがありません。
ここを人間に任せてしまうと、お客様の属性分析をしてイベントやマーケティングに生かしたいというときに、お客様のよく来る時間帯・年齢層・性別などのデータを人力で集計しなければいけなくなり、大きな手間が発生します。
ゲートがわりのスタンドにタブレットなどの端末をセットし、お客様が窓口や事前にWebで購入したチケットを読み込ませることで、来場者自身でのセルフ着券が可能になり、もぎりの必要性がなくなります。
「Smart Helloチケット」の場合、なんらかの理由によってシステム障害が起こっても、オフラインでも動作可能になっています。
着券をシステム化することでお客様を時間帯・月別・曜日別などで分析しやすくもなります。
団体予約が顧客管理で手間がかかる業務ではないでしょうか。
ライブハウスではあまりないかもしれませんが、イベント会場では企画内容によっては団体予約が活用されることが多いかもしれません。エージェントごとに売掛金を計算したり、請求日の抽出、直前での人数変更があったりと、ひとつの予約でもいくつかの手間が蓄積されていきます。
「Smart Helloチケット」では、団体予約の管理が容易。エージェント別のチケット登録にも対応しているので、請求タイミングに合わせて売掛金額を自動で集計することも可能。
発券や着券が人力だと、来場時間・来場者属性などの集計が困難になるとともに、データ化する手間もかかります。
ライブハウスや常に稼働しているイベント会場の場合、集計を行う人員の確保も難しいのではないでしょうか。結果、来場者の分析が疎かになり、リピーター確保のためのイベントや施策が後手に回ることになってしまいます。
今まで紹介した「Web販売」「発券」「着券」の機能などによって、蓄積されたデータをもとに絞り込みたい情報で帳票が作成できます。
絞り込みたい情報を選んでいくだけでできるので、専門知識は必要ありません。
Smart Helloチケットの
概要や費用
- 月3万円からの省人化・無人化
- クラウド型
- 初期費用ゼロ
集客施設特化・運営支援システムSmart Helloチケット
小中規模の集客施設運営をトータルサポートするためだけに作られた「Smart Helloチケット」。
Webチケット、団体予約、POS販売管理が簡単な操作で可能になります。
Smart Helloチケットの特徴
Point01
サポート
施設独自のWebチケット販売サイトが簡単に作成可能。
セルフ発券・着券機能で、窓口やもぎり業務の削減や無人化が実現できます。
Point02
オフライン対応
クラウド版のため、拡張性が高く、業界ニーズに合わせたその時々の拡張機能が使用できます。
チケットの発券やPOS機能、着券機能はオフラインでも動作可能なので、システム障害の際も安心。
Point03
初期導入0円
初期費用はどんな施設でも0円。月額費用は3万3千円・6万6千円・11万円（すべて税込）と、使える機能によって３段階を用意。小中規模施設であれば、下2つの金額のプランで十分で、バイトを雇うよりもコスパが◎。
Smart Helloチケットの
費用と機能
- 窓口発券
- Webチケット購入サイト
- プレイガイド連携
- モバイル着券
- 窓口発券
- Webチケット購入サイト
- プレイガイド連携
- モバイル着券
- 決済端末連携
- 自動釣銭機連携
- セルフ発券
- 年間パスポート
- 団体予約
（2023年11月リリース予定）
- 窓口発券
- Webチケット購入サイト
- プレイガイド連携
- モバイル着券
- 決済端末連携
- 自動釣銭機連携
- セルフ発券
- 年間パスポート
- 団体予約
- 団体予約Web申込サイト
- スマートフォンアプリ
- ゲート連携
- 券売機連携
※これ以上の規模の施設の方はお問い合わせください
スポーツクラブ運営管理や、公務支援など、さまざまな業界で効率化を目的としたシステムを開発。
会員制施設をトータルサポートする「Smart Hello」は1,100以上の施設（※）に導入されています。
そのノウハウを取り入れた、アミューズメント施設専門の「Smart Hello チケット」を展開中。
参照元：Smart Hello https://www.systemd.co.jp/smart_hello
大きく変化
「Web販売」「発券」「着券」業務が主となるライブハウス・イベント会場では、この3つをDX化することで大きな省人化・効率化効果が得られるはずです。
すでにチケット販売サイトなどを活用している施設もあると思いますが、それに加えて自社でもチケット販売できる体制を構築することはプラス。ユーザーにとっては、多くのチャネルがあるにこしたことはないからです。
ライブハウスや小中規模のイベント会場だからこそ、DX化にも大きなシステム構築を必要とせず、しかも人件費や効率化に大きなインパクトを与えられます。
ぜひ、DX化を検討してください。
解決⽅法を提⽰するのは
システムディ
Zenken
ハロミラボチーム
公教育、ウェルネスなど、多彩な業界でのソフトウェア開発によって、その業界で働く人々・施設の効率化を支援する株式会社システム ディが、アミューズメント施設運営課題解決方法を提示。それを、コンテンツマーケティングを展開するZenkenハロミラボ編集チームがわかりやすく解説していきます。
