執筆:ハロミラボ編集チーム
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博物館・美術館・科学館の運営では、入り口の受付の他に、展示案内スタッフや、カフェ・ショップの販売員などが必要です。その他、事業企画、広報、設備管理や、総務や経理、人事などのバックオフィス業務を行うスタッフもいます。
学芸員資格が必要な博物館・美術館スタッフはともかく、アルバイト・パートや事務作業員は施設で募集をしなくてはなりません。各種募集要項を見ていても、それほど給与を高く設定できないこともあるのか、地方の施設や小中規模の施設ほど、人手不足が深刻化しているようです。
そのため、たとえば窓口業務とバックオフィスを兼務といったように、複数の業務を担当しているようなパターンもあるのではないでしょうか。けして悪いことではありませんが、それによって本来すべきメイン業務に支障が出ていたら意味がありません。
博物館・美術館の中には、従来のアナログ作業をそのまま行っている施設も多いようです。
施設で直接販売するチケットだけでなく、アソビューなどのWebサイトでもチケットを販売している場合、それぞれの管理画面で人数を管理した上で、もぎった半券に記載されている番号と手作業で照合し、入場者数を確認しなくてはなりません。
常設展と企画展があるような博物館・美術館であれば、扱うチケットの種類も多くなり、より作業が繁雑になるでしょう。販売チャネルごとに集計し、一つひとつシステムに手入力している施設も少なくありません。
ダイレクトインとは、スマートフォンでQRコードを表示させるだけで使えるチケットのことです。オフィシャルサイトやWebサイトでチケットを購入し、受け取り方法としてダイレクトインを指定すれば、チケットブースに並ばなくても、認証機にスマホをかざすだけで施設に入場することが可能です。
来場者も事前にチケットを購入できて列に並ばないでいい、決済を先に済ませておけて手軽、開いているかどうかなどが事前に確認できるというメリットが多く、もはやどのWeb販売も活用していないことが、機会損失に繋がるといってもいいのが現状。
大規模な個展会場やアートフェア会場、ニューオープンの施設など、さまざまな施設で導入されていますが、対応できていない小中規模施設では、当然窓口でチケットを販売するスタッフや、入口で受付・チケットの管理をするスタッフを確保しなくてはなりません。
常設展と企画展で入場口(受付口)が違うような施設では、さらに多くのスタッフが必要です。
アナログな管理しかできていない施設では、来館者データの分析ができていないため、季節需要や年齢分布、繁忙時間帯の確認などが担当者の体感頼みになってしまいます。
経験豊富な担当者であれば、その体感に大きくズレはないようですが、より効果的に集客を行うためには、やはりデータが不可欠。自施設の強みやターゲット、課題設定を明確に行って初めて、効果的な施策実効策を打ち出すことが可能になります。
博物館/美術館/科学館の安定運営には、リピーターの確保が欠かせません。施設がいつも同じ状態では簡単に飽きられてしまうため、魅力的な企画展などを定期的に開催して、ユーザーの興味を引くことや話題になることが大切です。
これらの施設の場合、時事ネタと絡めて企画を考えることも多く、スピード感が求められ、企画を考えるための時間・リソース、準備時間などが足りずに困っていることも多いのではないでしょうか。
企画などの他、ワークショップや体験会を定期的に行う、地域の学校・施設と連携する、SNSなどで情報を発信する、Webコンテンツを充実させるなど、さまざまな取り組みを行っているようです。また、年間パスポートに特典を付けてリピーターを呼び込こむという方法をとっている施設もあるでしょう。
CADAN(一般社団法人 日本現代美術商協会)では、専用に開発された招待制SNS「CaM by Muuseo」を軸に、オンラインライブやWebマガジンなどさまざまなサービスを提供。
これまでの現代美術の商習慣をデジタル化する試みを行いながら、Webを活用して、アート愛好者層に新規・継続アプローチを行っています。
金沙遺跡博物館では、企画展など開催時の企画、スケジュール管理、場所やレイアウトなどの業務プロセスにおけるノウハウが個人に蓄積されていたことで、新たな企画展開催時に1からやるべきことの洗い出しなどをする必要がありました。また、顧客サービスではWeb展示を考えていましたが、業者に依頼する手間や時間がかかることで実現できていない状況でした。
博物館総合管理システムをベースにシステムを用いたことで、短期間・低コストで必要な機能を構築が実現。Webページの公開に1~2週間かけていた作業が、企画展の展示開始と同時に公開できるようになりました。また、業者に依頼することなく職員が自分で撮影しバーチャル展示ができるようになったことで、業務効率化・コスト削減が実現できました。
業務プロセスについても資料の一元管理や情報共有が出来るようになり、資料準備や保管作業業務が大きく効率化できました。
また、将来的にスマートフォンを用いた博物館のナビゲーションシステムを構築、WeChatなどのSNS通知などを取り入れることで顧客サービスを向上し、さらなるリピーターの確保を目指しています。
東日本有数の埴輪の名所でもある群馬県にある群馬県立博物館では、埴輪を多く展示しています。インバウンド需要を増やすための外国語対応を実現することと合わせて、若年層の来客者が少ない問題を解決すべく展示室DX化のため「デジタル埴輪展示室」を新設しました。
デジタル埴輪展示室では、空中に浮かぶ3Dホログラム埴輪や、自分の動きに合わせて各CG埴輪を手を左右上下に振る等直観的な操作によって操る「埴輪スコープ」といったデジタルコンテンツを用意。ガラス越しでの実物展示では難しかった背面の観察ができるようになっただけでなく、同じ画面に解説を表示することで学びやすくなっています。
非接触テクノロジーによるDX化は感染対策にも適しており、導入後は2ヶ月で来場者数が23%増となるなど効果が表れています。
県立美術館における企画展の一般予約に採用された事例です。美術館側がシンプルな予約サービスを探しており、MICEコネクトサービスを活用することになりました。
非常に人気の高い企画展だったため予想を超える予約状況でしたが、特に混雑することなく分散できる効果が得られています。また、特に不安視されていた当日受付に関してもQRコードを読み取るだけのシンプルな受付を採用。スムーズな運営につながったと評価されているようです。予約だけでなく、当日受付に関しても混乱することもなく企画展が無事に開催されました。
埼玉県立近代美術館では財政悪化にともない、予算・人員が削減されている状況で新たな要請に応えるのは難しいと考えていました。そこで県民が自然に集まって発見・交流・創造・発信するアーツセンターを目指すことに。ウェブ上の展開を含めて、フェイスブックやツイッターなどのツールを上手く活用しながら、多くの方に美術館の存在をアピール。県内外のアーティストや市民、支援者などを結び付けることで、館内外のさまざまな場でアート関連のアウトリーチ・プログラムを実施しています。
国立科学博物館のDX化の事例です。コロナ禍前からデジタル技術を活用した取り組みを積極的におこなっていましたが、コロナ禍になったことでDX化を推進するようになりました。たとえば「おうちで体験! かはくVR」では自宅にいながら、博物館にいるかのような高画質画像の3DビューとVRを公開しています。これらの取り組みを進める際、デジタルデータの取り扱いに豊富な知識を持った人材を登用し、技術面でもデジタル化を推進する体制を構築。コロナであっても楽しめるような新しい博物館を目指し、新たな利用者層の獲得を図っています。
国立美術館ではコロナ以前よりデジタル技術を生かした展示を心掛けていました。コロナ禍によって来場者数が著しく低下したため、広報と連携しながら家にいながらも楽しめるような事業を推進しています。
たとえば「オンライン対話鑑賞」はZoomを活用して、ガイドスタッフと6人の利用者が対話型の鑑賞会です。広報と学芸員が協力し合うことによって、効果的に美術館の魅力を伝えられるようになっています。また遠隔地の学校への配信にも役立つでしょう。今後は他館への横展開も拡大したいと考えており、具体的な施策は検討中とのこと。ほかにも外部メディアを活用したアピールも積極的に行っています。
まずはチケット販売や取り扱いまわりの業務をデジタル化することが大事。それにより、先ほど紹介した課題がどのように解決できるかを以下にまとめました。
具体的に、どんなBefore・Afterになるのかを、博物館における主要業務別にご紹介します。
解説に活用したシステムは、「Smart Helloチケット」。このシステムを選択した理由は以下です。
では、実際に「Smart Helloチケット」の機能を使ったBefore・Afterを見ていきましょう。
発券がアナログだと、当然チケットを販売する人員が最低でも一人は必要です。
時給換算すると、最低賃金の場合でも月間20万4720円〜25万7280円(1日8時間×30日×一人で計算)がかかります。
また、当日窓口でのみ販売しているという施設は、集客機会を逃していると思って間違いありません。 このコロナ禍で事前にチケットを購入したというお客様も増えており、そのニーズに応えるように最近では博物館の前売り券を販売するWebサイトも多く、“事前に買えない”だけで、来場者の選択肢から外れてしまうことも考えられるからです。
上記2点を可能にすれば、購入者の分析が可能になるとともに、発券業務における大幅な省人化・効率化が可能になります。
「Smart Helloチケット」では、簡単に自社でのチケット販売サイトを作ることができて、クレカ決済も可能。「性別」「郵便番号」など、取得する情報を設定することで、マーケティングに活用することも。
多言語対応やプレイガイド連携機能もあるので、プレイガイド売上の一元管理によって、売上集計作業の手間が軽減されます。
販売したチケットをもぎりが確認し、お客様を通す業務はどんな施設にも必須。小さい施設では窓口の販売と同じ人がやっていることもあるはずですが、人員が必要なことにはかわりがありません。
ここを人間に任せてしまうと、お客様の属性分析をしてイベントやマーケティングに生かしたいというときに、お客様のよく来る時間帯・年齢層・性別などのデータを人力で集計しなければいけなくなり、大きな手間が発生します。
ゲートがわりのスタンドにタブレットなどの端末をセットし、お客様が窓口や事前にWebで購入したチケットを読み込ませることで、来場者自身でのセルフ着券が可能になり、もぎりの必要性がなくなります。
「Smart Helloチケット」の場合、なんらかの理由によってシステム障害が起こっても、オフラインでも動作可能になっています。
着券をシステム化することでお客様を時間帯・月別・曜日別などで分析しやすくもなります。
この2点が、顧客管理でスタッフの手間がかかる業務ではないでしょうか。
年間パスポートは、規約の説明・手続き・顔写真の撮影など、対応コストがかさむのが難点。
そして未だアナログな台帳を活用している博物館も多いであろう団体予約。エージェントごとに売掛金を計算したり、請求日の抽出、直前での人数変更があったりと、ひとつの予約でもいくつかの手間が蓄積されていきます。
年間パスポート登録を来場者自身がタブレット端末で行えるようになっているので、対応コストの削減が実現。また電子サインや控えのメール送信によるペーパーレス運用も可能になります。
「Smart Helloチケット」では、団体予約の管理が容易。エージェント別のチケット登録にも対応しているので、請求タイミングに合わせて売掛金額を自動で集計することも可能。
発券や着券が人力だと、来場時間・来場者属性などの集計が困難になるとともに、データ化する手間もかかります。
小中規模博物館の場合、集計を行う人員の確保も難しいのではないでしょうか。結果、来場者の分析が疎かになり、リピーター確保のためのイベントや施策が後手に回ることになってしまいます。
今まで紹介した「Web販売」「発券」「着券」の機能などによって、蓄積されたデータをもとに絞り込みたい情報で帳票が作成できます。
絞り込みたい情報を選んでいくだけでできるので、専門知識は必要ありません。
小中規模の集客施設運営をトータルサポートするためだけに作られた「Smart Helloチケット」。
Webチケット、団体予約、POS販売管理が簡単な操作で可能になります。
Point01
施設独自のWebチケット販売サイトが簡単に作成可能。
セルフ発券・着券機能で、窓口やもぎり業務の削減や無人化が実現できます。
Point02
クラウド版のため、拡張性が高く、業界ニーズに合わせたその時々の拡張機能が使用できます。
チケットの発券やPOS機能、着券機能はオフラインでも動作可能なので、システム障害の際も安心。
Point03
初期費用はどんな施設でも0円。月額費用は3万3千円・6万6千円・11万円(すべて税込)と、使える機能によって3段階を用意。小中規模施設であれば、下2つの金額のプランで十分で、バイトを雇うよりもコスパが◎。
※これ以上の規模の施設の方はお問い合わせください
スポーツクラブ運営管理や、公務支援など、さまざまな業界で効率化を目的としたシステムを開発。
会員制施設をトータルサポートする「Smart Hello」は1,100以上の施設(※)に導入されています。
そのノウハウを取り入れた、アミューズメント施設専門の「Smart Hello チケット」を展開中。
博物館などは学校の社会科見学などでも使われる機会が多く、団体予約の管理にも細かく時間がとられているはず。それがDX化により、効率化や人力によるミスもなくなると思えば非常に便利なイメージが湧くのでは。
窓口業務やもぎりをDX化することでデータが蓄積でき、顧客情報の分析が可能になったり、多くの集計業務の効率化ができたりと、多くの業務が改善できます。
すでにチケット販売サイトなどを活用している博物館もあると思いますが、それに加えて自社でもチケット販売できる体制を構築することはプラス。ユーザーにとっては、多くのチャネルがあるにこしたことはないからです。
小中規模博物館だからこそ、DX化にも大きなシステム構築を必要とせず、しかも人件費や効率化に大きなインパクトを与えられます。
ぜひ、DX化を検討してください。
公教育、ウェルネスなど、多彩な業界でのソフトウェア開発によって、その業界で働く人々・施設の効率化を支援する株式会社システム ディが、アミューズメント施設運営課題解決方法を提示。それを、コンテンツマーケティングを展開するZenkenハロミラボ編集チームがわかりやすく解説していきます。